Процедурата определя реда и етапите за сертификация на биологични продукти.
Процедурата е разработена съгласно БДС EN ISO/IEC 17065:2012 и БДС EN ISO/IEC 17067:2013 и определя общите етапи отнасящи се за всички схеми за сертификация.
Процедурата е открита и достъпна за всеки оператор, чиито дейности попадат в областта на действие декларирана от ОСП ГЛОБАЛ СЕРТ при „ГЛОБАЛ СЕРТ“ ООД (ГЛОБАЛ СЕРТ).
Всички оператори са равнопоставени пред ГЛОБАЛ СЕРТ, независимо от обема на производството си, етност и социална принадлежност.
ГЛОБАЛ СЕРТ гарантира безпристрастността на своята дейност по сертификация като не позволява влияние на търговски, финансови или други въздействия.
Редът и етапите на действие в тази процедура се отнасят и за операторите в преход към биологично производство.Преходният период към биологично производство започва да тече от датата на сключване на договора между оператора и ГЛОБАЛ СЕРТ.
Операторът е длъжен познава и спазва изискванията за биологично производство, установени в Регламент (ЕО)834/2007, Регламент (ЕО)889/2008, Наредба 1/2013, техните изменения и допълнения.
Операторът се запознава с условията на тази процедура предварително или в момента на подаване на заявката.
1. Подаване на заявка за сертификация
1.1 За откриване на процедура за сертификация, операторът подава Заявка за сертификация на продукти съгласно избраната схема за сертификация придружена с необходимият комплект документи, до офиса на ГЛОБАЛ СЕРТ или по пощата. Заявката се попълва ясно, четливо и еднозначно от оператора.
1.2 При поискване, оператора може да получи допълнителна информация относно процедурата за сертификация на продукти и схемите за сертификация от Ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ или упълномощен от него служител.
1.3 Офис мениджъра преглежда заявката за сертификация за пълнота и актуалност на приложените документи.
1.4 Ако се установят пропуски и заявката е получена по пощата, офис мениджъра установява контакт по телефона, е-mail или изпраща писмо до оператора, като го информира за пропуските и иска да бъде коригирани.
1.5 Ако се установят пропуски при подаване на документите на място в офиса на ГЛОБАЛ СЕРТ, офис мениджъра го информира в момента на подаване.
1.6 Ако се установи съответствие, офис мениджъра завежда Заявката за сертификация по пореден номер и дата на получаване в Регистър на заявките за сертификация и открива досие на оператора.
2. Преглед на заявката за сертификация
2.1 Офис мениджърът предава заявката за сертификация на Ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ, който определя водещ инспектор с резолюция върху конкретната заявка за сертификация и я предава водещия инспектор.
2.2 Водещият инспектор извършва прегледът на заявката, за да се увери, че:
Ø информацията предоставена за оператора и продукта е пълна, точно определена и достатъчна за провеждане на сертификацията;
Ø всички идентифицирани различия между ГЛОБАЛ СЕРТ и оператора са решени;
Ø определените изисквания за сертификацията (стандарти, регламенти, наредби и др.) са ясно определени, съгласувани и документирани;
Ø обхватът на исканата сертификация е ясно и точно определен от оператора;
Ø ресурсите, необходими за провеждане на оценяването и сертификацията са налични и на разположение;
Ø има съответствието между изискваните от ГЛОБАЛ СЕРТ документи и приложените към заявката;
Ø заявка е в обхвата на дейност на ГЛОБАЛ СЕРТ;
Ø ГЛОБАЛ СЕРТ има компетентността и способността да извърши заявената сертификация.
2.3 В случай, че информацията съдържаща се в документите към заявката е недостатъчна, водещият инспектор изисква допълнителна информация от клиента (оператора), която да бъде представена в определени срокове. Срокът по т.2.2 се удължава с времето за получаване на допълнителната информация.
2.4 Резултатите от прегледа се отразяват във формуляр за преглед на заявката за сертификация
2.5 При положително заключение от прегледа, водещият инспектор, изготвя оферта за сертификация, предложение за екип от инспектори и договор за сертификация.
2.5 Офис мениджъра изпраща два комплекта документи на оператора за съгласуване.
2.6 Ако операторът няма възражение по документите, в срок до седем работни дни от датата на получаването им, изпраща писмо за приемане на офертата, съгласуване на екипа от инспектори и подписан договор за сертификация на продукти в два екземпляра до ГЛОБАЛ СЕРТ.
2.7 Ръководителят на ГЛОБАЛ СЕРТ изготвя Заповед за провеждане на сертификация на продукти и се преминава към т.3.
2.8 Ако операторът има претенции към получените документи, Ръководителят на ГЛОБАЛ СЕРТ предприема всички необходими действия за изясняване на проблема и съгласуване на взаимно приемливи условия. Ако това не се получи, Ръководителят на ГЛОБАЛ СЕРТ възлага на Водещия инспектор да изготви мотивиран писмен отказ до заинтересованата организация.
2.9 При отрицателно заключение от прегледа или при неспазване или несъгласие на оператора с някое от задължителните условия за приемане на заявката, Ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ го уведомява писмено до три дни от приключване на прегледа на документите и отказ за провеждане на сертификация на продукти.
3. Оценяване – инспекция на място
3.1 При инспекцията на място се проверява изпълнението от оператора на изискванията на съответната схема за сертификация и регламенти и изискванията на Регламент (ЕО) №834/2007, Регламент (ЕО) №889/2008 и Наредба № 1 от 7 февруари 2013 г..
3.2 По време на инспекцията на място, оператора е необходимо да:
Ø представите на екипа от инспектори документи и записи, свързани с производството съгласно списък на документи приложени към заявката;
Ø осигурите достъп до полетата и постройките;
Ø осигури условия за вземане на проби, ако е необходимо. Проби се взема задължително при оценки по сигнал, случайни проверки или при съмнение за нарушение.
3.3 Ако схемата за сертификация го изисква или при съмнения или ако са открити отклонения при производството, екипът от инспектори избира проби и ги предоставя за анализ/изпитване и измерване на съгласуван външен изпълнител (ЛИ). Водещият инспектор оценява получените резултатите от външния изпълнител.
3.4 При положителен резултат от оценката – инспекция на място, водещия инспектор изготвя доклад от оценяването със заключение за предоставяне на сертификат. Преминава се към т.4.
3.5 Когато са открити отклонения, които не оказват съществено влияние върху биологичното производство, на клиента (оператора) се дава възможност по време на инспекцията да предприеме коригиращи действия, след което екипът от инспектори или част от него извършва проверка за тяхното изпълнение.
3.6 В случай, когато са открити отклонения или има отклонения в резултатите от проведения анализ/изпитване, които не оказват съществено влияние върху производството на биологични продукти и отстраняването им не може да се извърши по време на инспекцията, на клиента (оператора) се дава възможност в срок не повече от 1 (един) месец да предприеме коригиращи действия, след което екипът от инспектори или част от него извършва проверка за тяхното изпълнение.
3.7 Преди изтичането на този срок клиентът (операторът) трябва да представи коригиращи действия, в противен случай Водещият инспектор изготвя доклад от оценяването със заключение за отказ за предоставяне на сертификат.
3.8 След представянето на коригиращите действия в рамките на съгласуваните срокове се прави проверка на ефективността на проведените коригиращи действия и се съставя и доклад за оценка.
3.9 При положителна оценка и заключение в доклада с предложение за предоставяне на сертификат се преминава към т.4.
3.10 При отрицателна оценка и заключение в доклада с предложение отказ за предоставяне на сертификат се информира оператора и се изпраща доклада от оценяване/инспекция.
4. Преглед
4.1 Прегледа на досието на оператора се провежда от Комисия по сертификация на базата на събраната информация по време на процеса на сертификация и инспекция на място.
4.2 Комисията по сертификация разглежда представените документи и дава становище, с препоръка за предоставяне или отказ за предоставяне на сертификация. Председателят на комисията по сертификация представя на Ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ протокол от заседанието на Комисията по сертификация съдържащ становище, с препоръка за предоставяне или отказ за предоставяне на сертификация.
4.3 Дейностите по прегледа от комисията по сертификация се провеждат съгласно Правилник за работа на комисия по сертификация.
5. Решение за сертификация
Решението за сертификация се взема на базата на:
Ø събраната информация по време инспекция на място при оператора;
Ø проведения преглед от комисията по сертификация;
Ø изпълнение на изискванията за сертификация;
Ø всяка друга приложима информация.
При отказ за издаване на сертификат оператора се уведомява от ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ писмено в срок до 5 (пет) работни дни от вземане на решението. Операторът има право да направи писмено мотивирано възражение до Комисията по възраженията в срок от 10 (десет) дни от уведомяването му за отказа.
Ако решението за сертификация е положително, ръководителят на ГЛОБАЛ СЕРТ издава заповед за сертификация на продукта в срок до 5 (пет) работни дни от датата на заседанието на комисията по сертификация.
6. Документация на сертификацията
6.1 Издаване на сертификат за съответствие
Сертификатът се получават от оператора или от упълномощено от него лице при:
Ø подписан договор за контрол и сертификация;
Ø положителен доклад от инспекция;
Ø решение за предоставяне на сертификация;
Ø платени финансови задължения.
6.1.2 След първоначалното издаване, сертификата за съответствие се подновяват от ГЛОБАЛ СЕРТ всяка година при спазване от страна на оператора на следните минимални условия:
Ø операторът е включен в системата за контрол и сертификация на ГЛОБАЛ СЕРТ;
Ø операторът спазва изискванията за сертификация;
Ø операторът е заплатил всички дължими суми за контрол и сертификация.
6.2. Използване на сертификат, лого на ГЛОБАЛ СЕРТ, етикети и знак за биологично производство на ЕС
При положително решение за сертификация, на оператора се предоставя сертификат за съответствие и правото да използва лого на ГЛОБАЛ СЕРТ, етикети и знак за биологично производство на ЕС.
7. Лого
Когато ГЛОБАЛ СЕРТ издаде на оператор сетификат и/или оторизация за отпечатване на етикети, операторът се задължава да издава съответните декларации за съответствие с разрешението на ГЛОБАЛ СЕРТ, при следните условия:
Ø Операторът трябва да информира незабавно ГЛОБАЛ СЕРТ за всяка промяна в производствената си система, която може да доведе до преразглеждане на сертификата или оторизацията за отпечатване на етикети;
Ø Операторът има правото да издава декларации за съответствие на продуктите, изброени в приложенията на сертификата или оторизацията за отпечатване на етикети;
Ø Операторът се задължава да поддържа списък на клиентите и продуктите, за които издава декларация за съответствие, който следва да е на разположение на ГЛОБАЛ СЕРТ при поискване за проверка;
Ø Операторът поема отговорността за евентуални декларации с невярно и некоректно съдържание;
Ø Операторът трябва да предоставя на ГЛОБАЛ СЕРТ своевременно информация за всяка издадена декларация;
Ø Правото на оператора да издава декларации за съответствие се прекратява при отказ от сертификация или наложени санкции след установяване на несъответствие, или при изтичането на срока на валидност на сертификата или оторизацията за отпечатване на етикети;
Ø При прекратяване на разрешението операторът не може да издава декларации за съответствие и трябва в срок от 5 (пет) дни да уведоми своите клиенти, независимо от правото на ГЛОБАЛ СЕРТ да направи публично прекратяване на сертификацията.
8. Надзор (контрол - продължаване на сертификацията)
8.1. Планов надзор
Честотата на провеждане на надзор се определя въз основа на оценката на риска от възникване на нередности и нарушения по отношение изпълнението на изискванията в цитираните регламенти.
Плановите надзори се извършват в рамките на всеки 12 месеца в периода на валидност на сертификата.
В началото на всяка календарна, ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ изготвя план за провеждане на надзора. Плана се публикува на интернет страницата на ГЛОБАЛ СЕРТ.
8.2. Извънредни надзори
8.2.1. Надзор се извършва и при получен в писмен вид сигнал за несъответствие на продукта, както и при заблуждаващо използване на сертификата в рекламни материали, както и при:
9. Изменения влияещи на сертификацията
Условията на предоставяне на сертификацията за оператора могат да се променят при:
Ø Изменения на схемата за сертификация във връзка с въвеждането на нови и преразгледани изисквания в областта на биологичното производството.
ü при промяна на изискванията към продуктите и схемите за сертификация ГЛОБАЛ СЕРТ информира писмено притежателите на сертификати за датата, от която промените влизат в сила и/или публикува информацията на интернет страницата на ГЛОБАЛ СЕРТ.
ü необходимост от нова инспекция на продукта. В този случай операторът трябва в срок от 1 (един) месец след получаване на препоръките писмено да заяви готовността си за приемане на измененията. ГЛОБАЛ СЕРТ провежда нова инспекция и/или издава (преиздава) сертификата.
Ø Изменения предприети по инициатива на оператора.
ü В случай, че е налице желание за ограничаване на предоставената сертификация, по отношение на продукти, площи и др., временно да бъде изключен или се откаже от услугите за контрол на ГЛОБАЛ СЕРТ, оператора следва да уведоми в срок до 10 (десет) работни дни от настъпване на промяната. ГЛОБАЛ СЕРТ ще предприеме необходимите действия за изпълнение.
ü При желание за разширяване на обхвата на предоставената сертификация е необходимо операторът да подаде нова заявка за сертификация, като посочи новата информация. Заявката се подава не по късно от 6 месеца преди изтичане на валидността на сертификата.
10. Прекратяване, ограничаване, временно спиране или отнемане на сертификацията
10.1. Прекратяване на сертификация
Сертификацията може да се прекрати при:
Ø спиране на дейността на оператора (спиране на производството или излизане на притежателя на сертификата от бизнеса);
Ø не направена заявка за подновяване на сертификацията от страна на оператора;
Ø писмено желание от страна на оператора.
Официалното прекратяване на сертификата трябва да се потвърди от на ГЛОБАЛ СЕРТ чрез писмо пощата или e-mail до оператора, като се посочат условията, при които тя се прекратява.
В края на периода на прекратяването на сертификата за съответствие ГЛОБАЛ СЕРТ трябва да провери дали посочените условия за възстановяването са изпълнени.
При изпълнение на посочените условия на ГЛОБАЛ СЕРТ възстановява сертификацията като уведомява за това оператора.
При неизпълнение на посочените условия ГЛОБАЛ СЕРТ прекратява действието на сертификата.
10.2 Ограничаване на сертификация
ГЛОБАЛ СЕРТ ограничава обхвата на предоставената сертификация при
Ø установени по време на надзор или по друг начин обективни доказателства за несъответствие с изискванията за сертификация по отношение на конкретен продукт, една или повече дейности за цялата ферма/поле, предприятие или за отделни производствени линии и липса на ефикасни коригиращи действия. Решението за ограничаване на сертификацията се взема на базата на извършен преглед на документите от надзора и изготвено становище от отговорното лице;
Ø писмено желание от страна на оператора.
ГЛОБАЛ СЕРТ преиздава и предоставя на оператора документи за сертификация с направените изменения в тях.
10.3. Временно спиране на сертификация
Сертификацията може да бъде временно спряна за ограничен период от време при:
Ø установяване на несъответствия с изискванията на предоставената сертификация при провеждане на надзор, за отстраняване на които на оператора е необходимо време за провеждане на коригиращи действия;
Ø при неправилно използване на сертификат, етикет или знак за например заблуждаващи печатни материали или реклама, които не са последвани от изтегляне или коригиращи мерки от страна на оператора;
Ø при нарушаване на правилата на схемата или процедурата на ГЛОБАЛ СЕРТ;
Ø писмено желание от страна на оператора.
Решението за временно спиране на сертификацията се взема по предложение от водещия инспектор или друго упълномощено лице. Временното спиране на сертификацията се извършва с мотивирано решение на Ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ за срок не по дълъг от 6 (шест) месеца. В решението се посочват и действията, необходими за прекратяване на временното спиране и за възстановяване на сертификацията в съответствие с изискванията на схемата за сертификация.
Възстановяването на сертификацията се извършва след писмено заявление от страна на оператора, направено в срока на временното спиране и изпълнение на дейностите. Ако по време на извършената инспекция на място се установят повторно несъответствия с изискванията за сертификация или оператора не заяви желание за възстановяване на спряната сертификация се предприемат действия за нейното отнемане.
Решението за възстановяване на сертификацията се взема Ръководителя на ГЛОБАЛ СЕРТ, за което операторът се уведомява писмено.
10.4. Отнемане
Предоставения сертификат се отнема при:
Ø нарушаване на правилата на процедурата и схемата за сертификация на ГЛОБАЛ СЕРТ;
Ø надзор е установено неизпълнение на изискванията на посочените нормативни документи;
Ø неспазване на финансовите задължения от страна на оператора;
Ø промяна на регламентите, наредбите, законите или правилата при които притежателят на сертификат не ще може да осигури съответствие с новите изисквания;
Ø при нежелание от страна на оператора да възстанови временно спряна сертификация;
Ø при некоректно и заблуждаващо използване на сертификат, лого, етикет и знак;
Ø неизпълнение на клаузи от договора и неизпълнение на финансови задължения.
За отнемането на сертификата ГЛОБАЛ СЕРТ уведомява оператора, чрез писмо по пощата или е-mail.
При прекратяване, ограничаване, временно спиране и отнеманена сертификацията операторът е длъжен да:
Ø върне на ГЛОБАЛ СЕРТ оригиналите на получените документи по сертификация;
Ø не използва, включително и като копия, документите по сертификация, издадени от ГЛОБАЛ СЕРТ;
Ø отстрани всяко лого, означение или позоваване на ГЛОБАЛ СЕРТ от техническа документация или рекламни материали;
Ø не използва никакво позоваване или препратка към системата за сертификация на ГЛОБАЛ СЕРТ на продуктите и опаковките.
След отказа от сертификация операторът се изключва от списъка на контролираните от ГЛОБАЛ СЕРТ оператори и се уведомяват компетентните власти.
Прекратяването, ограничаването, временното спиране и отнемането на сертификат се отразява в регистъра на сертификатите.
Срещу решението за ограничаване, временно спиране и отнемане на сертификацията операторът може да подаде възражение.
10.5. Документиране и проследяване на нотификацията за операторите със спряна партида и изтегляне на продукт, включително документация за информиране на клиенти на операторите на ОСП, за спиране на партида или в случай на изтегляне от пазара.
Документирането и проследяването на наложените мерки относно нарушения на съгласно Чл. 40, ал. 1 Наредба 1/2013 МЗХ чл. 92 от Регламент (ЕО) № 889/2008 прилага мерките от Приложение№3 на Наредба 1/2013 МЗХ.
10.5.1. ГЛОБАЛ СЕРТ по целесъобразен начин, включително чрез публикуване в интернет, обществен достъп до посочените в член 28, параграф 5 от Регламент (ЕО) № 834/2007 актуализирани списъци, съдържащи актуални писмени доказателства относно всеки оператор съгласно предвиденото в член 29, параграф 1 от въпросния регламент, като използват модела, установен в приложение XII към настоящия регламент.
10.5.4. Временно ограничаване (частично или пълно) на документа (сертификата) по
чл. 29, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 834/2007 и налагане на забрана за предлагане на съответната партида на пазара като биологична и премахване на термините, указващи биологичен метод на производство в етикетирането и рекламата на цялата партида или продукция, при установена нередност по отношение на съответствието с изискванията на биологичното производство съгласно чл. 30, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕО) № 834/2007 до отстраняване на несъответствието, със задължително писмено уведомяване на клиентите на оператора от негова страна, относно наложената мярка.
10.5.4.1. Горната мярка се отнася и за стопанствата в преход, като се удължава периода на преход със срок не по-малък от необходимия за отстраняване на несъответствието и представяне на доказателства за отстраняването му.
10.6. За всички наложени мерки на оператора/подизпълнителя ГЛОБАЛ СЕРТ уведомява компетентните органи по реда в Наредба 1/2013 МЗХ.
10.7. ГЛОБАЛ СЕРТ налага временна забрана за продажба на продукт като биологичен, съгласно чл. 91, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 889/2008 за срок /в зависимост от продукта/ до доказване/отстраняване на съмненията, като публично оповестява това на сайта си.
11. Опазване на професионалната тайна
11.1 ГЛОБАЛ СЕРТ гарантира, че цялата информация за операторите, събрана по време на дейностите по сертификация, с изключение която оператора прави общо достъпна ще бъде опазена и съхранена по реда описан в към договора за сертификация;
11.2. Когато ГЛОБАЛ СЕРТ серт е задължен по закон или му е възложено съгласно договор да изнесе информация, която е професионална тайна е длъжен да уведоми оператора.
11.3. ГЛОБАЛ СЕРТ е отговорен за осигуряването на поверителност подържана от неговите служители касаеща цялата информация с която те са се запознали по време на контактите си с оператора.
12. Жалби и възражения
Операторът може да подаде писмена жалба или възражение относно дейността ГЛОБАЛ СЕРТ.
Постъпилата жалба може да е свързана с:
Ø дейността на органа за сертификация на продукти;
Ø дейността на оценителите;
Ø неспазване на сроковете;
Ø некоректно обслужване;
Ø неизпълнение на клаузи в договора;
Ø некоректно ценообразуване/фактуриране.
Постъпилото възражение може да е свързано с:
Ø решения на ГЛОБАЛ СЕРТ свързани с процесите по сертификация.
13. Финансови условия
ГЛОБАЛ СЕРТ определя необходимото заплащане в зависимост от прилаганата схема за сертификация. Заплащането е съобразно с Ценоразпис на услугите по сертификация.
